Política de Privacidad

01 · Responsable

¿Quiénes somos?

El responsable del tratamiento de sus datos personales es Kroma Grupo Odontológico SAS, sociedad colombiana identificada con NIT 901315709-4, que opera bajo los nombres comerciales Kroma Citas, Historia Clinify y Recepcionista Virtual IA.

Esta Política aplica a todos los productos digitales de Kroma Grupo: la aplicación móvil Kroma Citas / Dr. Weider – Citas (iOS y Android), la plataforma web Historia Clinify, el Recepcionista Virtual IA vía WhatsApp, y el sitio web kromagrupo.com.

02 · Datos que recopilamos

¿Qué información recopilamos?

No recopilamos contraseñas, información financiera, datos biométricos, ubicación en tiempo real, acceso a cámara o micrófono, ni contenido del dispositivo más allá de lo declarado aquí.

03 · Uso de la información

¿Para qué usamos sus datos?

Los datos recopilados tienen únicamente las siguientes finalidades:

• Gestionar y confirmar citas odontológicas.
• Sincronizar agendamientos con el calendario del profesional (Google Calendar).
• Enviar recordatorios automáticos por WhatsApp antes de la cita.
• Llevar el registro de historia clínica del paciente en Historia Clinify (uso exclusivo del profesional de salud).
• Atender solicitudes de cambio, cancelación o seguimiento post-tratamiento.

Sus datos no se utilizan para publicidad de terceros, perfilamiento comercial, venta de datos ni ningún fin distinto a la prestación del servicio odontológico.

04 · Almacenamiento y seguridad

¿Dónde y cómo se almacenan sus datos?

La información se almacena en Google Firebase Firestore (Google LLC), con infraestructura en servidores certificados bajo los estándares SOC 2 Tipo II e ISO/IEC 27001. La sincronización de citas se realiza a través de Google Calendar API. Las comunicaciones se transmiten cifradas mediante HTTPS/TLS.

El acceso a los datos está restringido exclusivamente al equipo de Kroma Grupo mediante reglas de seguridad de Firebase Authentication. No existe almacenamiento local de datos de pacientes en los dispositivos de los usuarios más allá de la sesión activa.

05 · Terceros y transferencias

¿Compartimos sus datos?

Los datos personales no se venden, alquilan ni ceden a terceros con fines comerciales. Los únicos proveedores que procesan información son:

• Google LLC — Firebase Firestore, Google Calendar API y Firebase Authentication. Transferencia internacional protegida por las Cláusulas Contractuales Estándar reconocidas por la legislación colombiana.
• Vercel Inc. — Alojamiento del servicio API intermediario (canal de paso; no almacena datos de pacientes).
• Meta Platforms (WhatsApp Business) — Canal de comunicación para confirmaciones y recordatorios de citas. Sujeto a la Política de Privacidad de WhatsApp.

No se realizan transferencias internacionales de datos sin las garantías exigidas por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

06 · Sus derechos

Derechos del titular

Conforme a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales de Colombia, usted tiene derecho a:

• Conocer qué datos personales suyos se están tratando.
• Actualizar y rectificar datos inexactos o incompletos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, salvo deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Ejerza sus derechos contactándonos directamente. Atendemos su solicitud en un plazo máximo de 15 días hábiles. Si no recibe respuesta satisfactoria, puede acudir a la SIC en www.sic.gov.co.

07 · Retención

¿Por cuánto tiempo conservamos sus datos?

Los datos de agendamiento se conservan mientras exista la relación paciente-clínica o hasta que solicite su eliminación, con un máximo de 2 años tras la última cita. La historia clínica odontológica se conserva por el plazo mínimo de 5 años establecido por la Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de Salud.

Puede solicitar la eliminación anticipada de sus datos de contacto y agendamiento en cualquier momento escribiéndonos al correo o WhatsApp indicados al final de esta política.

08 · Menores de edad

Tratamiento de datos de menores

Nuestros productos no están dirigidos a menores de 18 años de forma directa. El agendamiento o registro de historia clínica de pacientes menores debe ser gestionado por su padre, madre o representante legal, quien asume la responsabilidad y otorga la autorización correspondiente.

09 · Actualizaciones

Cambios a esta política

Podemos actualizar esta Política cuando sea necesario por cambios en nuestros productos, la legislación aplicable o nuestras prácticas. La versión vigente estará siempre disponible en kromagrupo.com/privacidad con su fecha de actualización visible. Cambios sustanciales serán comunicados por WhatsApp o dentro de la aplicación antes de entrar en vigencia.

10 · Contacto

¿Preguntas sobre sus datos?

Para cualquier solicitud de acceso, rectificación, supresión o consulta sobre el tratamiento de sus datos: